Todo ano, por volta de outubro, alguém na empresa abre a planilha e percebe que o saldo orçamentário de fim de ano da linha de viagens não vai ser consumido. As viagens previstas foram canceladas, uma negociação rendeu economia, uma contratação atrasou. E logo vem a pergunta que ninguém faz em voz alta: se não gastarmos agora, vamos perder essa verba no ano que vem? O que se segue costuma ser uma pequena corrida de dezembro — viagens marcadas às pressas, encontros que poderiam ser uma videochamada, deslocamentos em plena alta temporada.
Este artigo mostra por que esse comportamento acontece, quanto ele custa e quais alternativas geram valor de verdade para o saldo que sobrou — além de como desarmar o problema no orçamento do ano seguinte.
O fenômeno tem nome — e números
Em inglês, o comportamento é conhecido como use it or lose it: use ou perca. E já foi medido. Um estudo dos economistas Jeffrey Liebman e Neale Mahoney, publicado em 2017 na American Economic Review, analisou as compras do governo federal americano e encontrou um padrão claro: na última semana do ano fiscal, o gasto chegava a 4,9 vezes a média semanal do restante do ano. Mais do que isso, os projetos de tecnologia contratados nesse fim de ano recebiam avaliações de qualidade piores do que os contratados em outros períodos.
O estudo trata do setor público, mas a lógica vale para qualquer organização em que o orçamento não usado desaparece e, pior, sinaliza que a área precisa de menos no ano seguinte. O problema não está nas pessoas; está no incentivo. Gestores racionais, diante de uma regra que pune a economia, gastam.
Por que sobra verba de viagem
Antes de decidir o que fazer com o saldo, vale entender de onde ele veio. As causas mais comuns são:
- Orçamento feito sobre o histórico, sem revisão das viagens realmente previstas para o ano.
- Projetos adiados ou cancelados que levavam junto as viagens associadas.
- Economia real com acordos tarifários, compra antecipada ou mudança de política.
- Vagas não preenchidas de cargos que viajam.
- Eventos transferidos para o ano seguinte.
Cada causa pede uma resposta diferente. Economia obtida com gestão é resultado e deveria ser reconhecida como tal. Verba que sobrou porque o orçamento estava inflado é um sinal para o planejamento de 2027. Nenhuma das duas justifica viajar sem propósito.
O custo da corrida de dezembro
Gastar o saldo em viagens de última hora tem custos que raramente aparecem na decisão:
Preço de alta temporada. Dezembro concentra férias escolares, festas e recesso. Passagens e hotéis estão mais caros e com menos disponibilidade — exatamente quando a empresa resolve comprar sem antecedência.
Viagem sem objetivo claro. Um deslocamento marcado para consumir verba dificilmente tem pauta, entregável ou resultado esperado. Ele ocupa a agenda de quem viaja e de quem recebe, no período do ano em que todos estão fechando metas.
Desgaste do viajante. Viajar a trabalho nas últimas semanas do ano, longe da família e com a cabeça no fechamento, cobra um preço que não aparece na fatura.
Distorção dos dados. O gasto artificial de dezembro entra no histórico e serve de base para o orçamento seguinte. A empresa passa a planejar com um número que não reflete a necessidade real — e o ciclo se repete.
Saldo orçamentário de fim de ano: alternativas que geram valor
Se há saldo e há liberdade para usá-lo, existem formas de transformá-lo em algo útil. Algumas alternativas:
Antecipar treinamento
Capacitações adiadas ao longo do ano — certificações técnicas, cursos de liderança, treinamentos de segurança para quem viaja — costumam ter retorno mais claro do que uma viagem improvisada. Quando o treinamento exige deslocamento, ele tem pauta definida, data marcada e resultado mensurável.
Comprar o aéreo de viagens já confirmadas para janeiro
Viagens com data fixa no início do ano — reuniões de planejamento, convenções, visitas a clientes já agendadas — podem ter o aéreo comprado com antecedência, quando o preço ainda está melhor do que estará na véspera. Há, porém, um cuidado contábil importante, tratado mais abaixo: dependendo de como a empresa controla o orçamento, essa compra pode não consumir a verba deste ano.
Quitar ou antecipar contratos anuais
Licenças de ferramentas de reserva e de despesas, taxas de gestão e assinaturas de serviços com renovação no início do ano podem ser negociadas com desconto para pagamento antecipado. O mesmo cuidado contábil se aplica.
Investir no próprio programa de viagens
Configurar melhor a ferramenta de reservas, limpar o cadastro de viajantes, organizar os dados do ano em um painel de indicadores, revisar a política: são investimentos que reduzem custo e retrabalho no ano seguinte. O artigo sobre o custo total do programa de viagens ajuda a identificar onde esse investimento rende mais.
Devolver — e registrar a economia
Às vezes, a melhor decisão é simplesmente não gastar. Nesse caso, a economia deve ser documentada com a causa: acordo negociado, política revisada, viagens substituídas por reuniões virtuais. Bem registrada, ela vira argumento a favor da área, e não contra. O artigo sobre savings em viagens corporativas mostra como apresentar esse resultado.
Quatro perguntas antes de aprovar uma viagem em dezembro
Nem toda viagem de fim de ano é desperdício. Há visitas a clientes que só podem acontecer antes do recesso, entregas de projeto, inaugurações. Para separar o necessário do improvisado, quatro perguntas funcionam como filtro para o aprovador:
- Esta viagem aconteceria se não houvesse saldo? Se a resposta for não, o motivo real da viagem é o orçamento, não o negócio.
- Há pauta definida e resultado esperado? Uma reunião com objetivo, participantes confirmados e entregável claro passa no teste. “Aproximar o relacionamento” sem nada concreto, normalmente não.
- Poderia ser feita de outra forma ou em outra data? Uma videochamada agora, ou a mesma viagem depois do Carnaval, com preços mais baixos e agendas mais livres, pode entregar o mesmo resultado por muito menos.
- O custo está dentro da política, mesmo em alta temporada? Uma viagem necessária, comprada com antecedência e dentro dos limites, é diferente de uma compra de última hora em pleno pico de demanda.
Quando a área de viagens aplica esse filtro de forma consistente, o volume de deslocamentos de dezembro cai, e os que permanecem são justamente os que valem a pena.
O que a contabilidade tem a dizer
Antes de qualquer decisão, converse com a controladoria. Pelo regime de competência, que é a regra na contabilidade das empresas, a despesa pertence ao período em que o serviço é usado, e não ao período em que é pago. Uma passagem comprada em dezembro para uma viagem em janeiro é registrada como despesa antecipada e só vira despesa no mês da viagem. O mesmo vale para uma licença anual paga antes do início da vigência.
Isso tem uma consequência prática: se o orçamento da empresa é acompanhado pela despesa contábil, comprar o aéreo de janeiro em dezembro não “usa” a verba deste ano — apenas antecipa um pagamento. Já se o controle é feito pela data da compra ou pelo pedido aprovado, a compra consome o saldo. Saber qual é o critério da sua empresa evita uma decisão que, no fim, não produz o efeito esperado.
Como desarmar o problema no próximo ano
A solução definitiva não está em gastar melhor o saldo, e sim em reduzir o incentivo que cria a corrida. Algumas práticas ajudam:
- Revisões periódicas do orçamento. Um modelo de projeção contínua, revisto a cada trimestre, permite remanejar verba antes que ela sobre em dezembro. O artigo sobre forecast rolling de viagens explica como montar esse acompanhamento.
- Separar economia de sobra. Economia obtida com gestão deve ser reconhecida; sobra por superestimativa deve corrigir o planejamento. Tratá-las da mesma forma pune quem gerencia bem.
- Regra clara para saldo remanescente. Algumas empresas permitem transferir parte do saldo para o ano seguinte ou para outra linha, mediante justificativa. Outras usam o saldo para financiar melhorias do programa. O importante é que a regra exista antes de outubro.
- Orçamento construído sobre necessidade. Em vez de repetir o ano anterior com um percentual de reajuste, partir das viagens previstas por área e por projeto. O artigo sobre o orçamento de viagens corporativas para 2027 traz o passo a passo.
Vale lembrar que as projeções de mercado apontam alta moderada de preços em 2027 — a estimativa da GBTA em parceria com a Altour indica algo em torno de 1,5% no aéreo e 1,8% na hotelaria. Um orçamento realista para o ano que vem parte da necessidade de viagens, não da sobra deste ano.
Um roteiro para as próximas semanas
- Projete o saldo até 31 de dezembro, considerando as viagens já confirmadas e as faturas que ainda vão chegar.
- Identifique a origem do saldo: economia de gestão, cancelamentos ou superestimativa.
- Pergunte à controladoria como o orçamento é medido — por competência ou por compra — e se há regra para saldo remanescente.
- Avalie as alternativas com critério de valor: o que traz resultado concreto para a empresa?
- Decida até meados de novembro, antes que a alta temporada e o recesso transformem qualquer compra em compra cara.
Conte com a Aerotur Corporativo
O saldo orçamentário de fim de ano pode virar treinamento, melhoria do programa, compra planejada ou uma economia bem registrada. O que ele não deveria virar é uma viagem sem propósito em plena alta temporada.
A Aerotur ajuda as empresas a enxergar o gasto real e o projetado, com relatórios por centro de custo e apoio no planejamento das viagens do início do ano. Se você quer decidir o que fazer com a verba que sobrou com base em dados, Fale com a Aerotur.
