A reforma tributária nas viagens corporativas deixou de ser um tema de futuro distante: a partir de 1º de janeiro de 2027, a CBS entra em vigor de forma plena e a maneira como sua empresa documenta, paga e reembolsa uma passagem aérea, uma locação de veículo ou a taxa de serviço da agência passa a determinar se aquele gasto gera crédito tributário ou vira custo puro. Para um programa de viagens de porte médio, a diferença entre fazer certo e fazer errado pode chegar a centenas de milhares de reais por ano.
O problema é que quase toda a discussão sobre a Lei Complementar 214/2025 se concentrou em indústria, varejo e serviços vendidos ao cliente final. Praticamente ninguém olhou para o outro lado do balcão: a empresa que compra viagem. Este artigo cobre exatamente esse ângulo — o que muda na prestação de contas, no reembolso e na política de viagens da sua empresa, e o que dá para ajustar ainda em 2026.
Atualizado em outubro de 2026: incluímos as regras da LC 214/2025 que vedam o crédito sobre hospedagem e refeições em restaurantes, e o novo cronograma do split payment, cuja obrigatoriedade foi adiada para 2028.
O calendário: por que 2027 é o ano que importa
A transição para o novo sistema é longa, mas não é uniforme. Vale ter clareza sobre o cronograma antes de decidir o que priorizar:
- 2026 — ano de teste. CBS e IBS são cobrados em alíquotas simbólicas (0,9% e 0,1%), compensáveis com PIS e Cofins. O objetivo é calibrar sistemas, não arrecadar. É a janela de adaptação.
- 2027 — a virada. A CBS passa a valer integralmente e substitui PIS e Cofins, que são extintos. O IPI é zerado para a maior parte dos produtos. O Imposto Seletivo entra em cena. É aqui que a documentação da despesa deixa de ser formalidade contábil e vira condição de crédito.
- 2029 a 2032 — transição do IBS. ICMS e ISS vão sendo substituídos gradualmente pelo IBS.
- 2033 — sistema pleno. Só restam CBS, IBS e Imposto Seletivo.
As alíquotas de referência estimadas giram em torno de 8,8% para a CBS e 17,7% para o IBS — algo próximo de 26,5% somados. O número assusta menos quando se entende o mecanismo: diferentemente do sistema atual, o novo modelo é não cumulativo. Quem paga, em regra, credita — com exceções que pesam justamente nas viagens, como se verá adiante. Os valores definitivos das alíquotas ainda dependem de cálculo do Tribunal de Contas da União e de resolução do Senado.
Crédito amplo: a mudança de conceito que favorece quem viaja a trabalho
Hoje, o crédito de PIS e Cofins depende do conceito de insumo, que sempre foi restritivo e litigioso. Despesa de viagem raramente entrava. A passagem aérea de um técnico que vai fazer manutenção em cliente costumava ser custo sem qualquer aproveitamento.
No modelo da LC 214/2025 a lógica inverte. O crédito passa a ser a regra para bens e serviços adquiridos para a atividade econômica da empresa, com exceções expressas — e não o contrário. Para as viagens, isso significa que passagem aérea, transporte terrestre e locação de veículo contratados pela empresa para uma viagem a trabalho tendem a gerar crédito de CBS e IBS, assim como a remuneração da agência de turismo pela intermediação (art. 290). As exceções mais importantes — hospedagem e refeições — são explicadas mais abaixo. Há ainda regras específicas, alteradas recentemente, para aviação regional e transporte coletivo intermunicipal, que devem ser confirmadas com a assessoria tributária.
Na prática, o gasto com viagens deixa de ser apenas uma linha de custo e passa a ter um componente recuperável, concentrado sobretudo no aéreo, na locação e na taxa de agência. Para uma empresa que gasta R$ 4 milhões por ano em despesas de viagem, a diferença entre creditar e não creditar é material o suficiente para justificar um projeto dedicado.
A pegadinha: documento fiscal em nome do CNPJ
Aqui está a mudança operacional mais dura, e a que menos empresa está preparada para absorver. O crédito depende de o documento fiscal eletrônico estar emitido contra o CNPJ da empresa e de o imposto ter sido efetivamente destacado e recolhido.
Traduzindo para a rotina de viagens: a passagem comprada no cartão pessoal do colaborador e reembolsada depois não gera crédito. A locação de carro paga pelo viajante, com nota em nome dele, também não. A corrida de aplicativo lançada no cartão pessoal, idem. Nada disso é ilegal — simplesmente não sustenta o crédito. Hospedagem e refeições em restaurante são outro caso: não geram crédito nem com nota em nome da empresa, embora o documento no CNPJ continue necessário para comprovar a despesa.
Empresas que operam com muito reembolso de despesa paga no cartão pessoal do colaborador vão descobrir, em 2027, que estão jogando fora uma fatia relevante de imposto recuperável. Os modelos que preservam o crédito são outros:
- Faturamento direto pela agência de viagens. Aéreo, hotel e transfer entram numa fatura única contra o CNPJ, com imposto destacado. É o desenho mais limpo — com a ressalva de que a parcela de hotel não gera crédito, enquanto a remuneração da agência pela intermediação gera.
- Cartão corporativo com CNPJ como tomador. Desde que o estabelecimento emita o documento fiscal contra a empresa, e não contra a pessoa física.
- Cartão virtual por reserva. Cada transação já nasce vinculada ao CNPJ e ao centro de custo, o que resolve crédito e conciliação no mesmo movimento.
Vale antecipar a conversa com os fornecedores recorrentes — hotéis do acordo, locadoras, empresas de transfer — para garantir que o cadastro do tomador esteja correto antes de 2027.
Hospedagem e alimentação: as exceções que pesam nas viagens
A LC 214/2025 criou regimes específicos para a hotelaria e para bares e restaurantes, com alíquotas reduzidas — e com uma consequência direta para quem compra. A hospedagem em hotel não gera crédito para o adquirente: a lei veda expressamente a apropriação de créditos de IBS e CBS por quem adquire serviços de hotelaria (art. 283). As refeições em bares e restaurantes seguem a mesma lógica, sem direito a crédito para quem compra (art. 276). As exceções são pontuais, como o fornecimento de alimentação preparada para empresas, que segue o regime regular, e devem ser avaliadas com a assessoria tributária.
Isso não torna o documento fiscal dispensável: a nota do hotel e do restaurante em nome da empresa continua sendo a forma de comprovar a despesa. Mas muda o cálculo do benefício. Quem projeta economia tributária sobre todo o gasto de viagem, incluindo hotel e alimentação, vai superestimar o resultado.
Para quem administra per diem em viagem corporativa, a conclusão é que a escolha entre diária fechada e reembolso mediante comprovante continua sendo uma questão de controle, simplicidade e comprovação — e não de crédito, já que as refeições em restaurantes não geram crédito em nenhum dos dois modelos. A lei também veda o crédito sobre bens e serviços de uso ou consumo pessoal, o que reforça a importância de separar com clareza o que é despesa da empresa e o que é benefício ao colaborador.
Split payment: o dinheiro que não passa mais pelo fornecedor
Outra novidade estrutural é o recolhimento na liquidação financeira, o chamado split payment. Na prática, no momento do pagamento, a parcela correspondente ao tributo é separada e direcionada ao fisco, em vez de transitar integralmente pela conta do fornecedor.
Em agosto de 2026, a Receita Federal anunciou que a obrigatoriedade do split payment nas operações entre empresas fica para 2028. A adesão voluntária segue prevista a partir de 2027, e a CBS começa normalmente em janeiro. O artigo sobre split payment nas viagens corporativas detalha o que foi adiado e o que não foi.
Para a gestão de viagens, isso tem dois desdobramentos. O primeiro é que o crédito do comprador fica vinculado ao recolhimento efetivo — some o risco de creditar sobre imposto que o fornecedor não pagou, mas surge a necessidade de conferir se a operação foi processada corretamente. O segundo é que os meios de pagamento passam a ter papel fiscal, e não apenas financeiro. Escolher entre boleto, cartão corporativo ou faturamento deixa de ser uma decisão só de fluxo de caixa.
O que fazer ainda em 2026
Há uma janela curta e concreta de preparação. Cinco frentes cobrem a maior parte do risco:
- Mapear como cada categoria de gasto é documentada hoje. Aéreo, hotel, alimentação, transporte urbano, locação, eventos. Para cada uma, responder: contra quem é emitido o documento fiscal? Se a resposta for “contra o colaborador”, há trabalho a fazer.
- Revisar a política de viagens. A política de viagens precisa dizer explicitamente quais formas de pagamento são aceitas e exigir documento fiscal em nome da empresa nas categorias em que isso é possível. Regra que não está escrita não é cumprida.
- Arrumar o cadastro. CNPJ correto por filial, endereço, inscrição — parece básico, mas é a causa mais comum de documento fiscal emitido errado.
- Falar com a área fiscal antes de falar com o fornecedor. A classificação de cada tipo de despesa e a extensão do direito ao crédito dependem da atividade da empresa e do regime adotado. Não existe resposta única, e a conversa com a contabilidade precisa vir primeiro.
- Ajustar o relatório de despesas de viagem. O campo “anexar comprovante” precisa virar “anexar documento fiscal eletrônico com CNPJ da empresa”, com validação automática sempre que a ferramenta permitir.
O checklist da CBS para despesas de viagem organiza essas tarefas em um cronograma, com responsáveis e prazos até 31 de dezembro.
O erro mais caro é tratar isso como assunto só do fiscal
A tentação natural é delegar o tema inteiramente para a contabilidade e seguir a vida. Não funciona, porque a decisão que determina se há crédito não é tomada pelo contador — é tomada pelo colaborador no balcão do hotel, quando ele informa (ou não) o CNPJ da empresa, e pelo gestor de viagens, quando escolhe o modelo de pagamento de cada categoria.
Quem sair na frente vai chegar em janeiro de 2027 com processo testado, fornecedor cadastrado e viajante orientado. Quem deixar para depois vai passar o primeiro trimestre corrigindo documento fiscal e explicando para o CFO por que o crédito previsto não apareceu.
Conte com a Aerotur Corporativo
Adaptar o programa de viagens à reforma tributária nas viagens corporativas é, antes de tudo, um trabalho de arrumação: consolidar o que hoje está espalhado em cartão pessoal, reembolso e reserva direta em um fluxo faturado contra o CNPJ, com documentação fiscal íntegra. É exatamente o que uma agência corporativa bem estruturada entrega.
A Aerotur atende empresas em todo o Brasil com faturamento consolidado, relatórios por centro de custo e apoio na revisão da política de viagens. Se a sua empresa ainda não sabe qual fatia do gasto com viagem está documentada corretamente, Fale com a Aerotur e comece esse diagnóstico agora, com tempo de sobra antes da virada.
