Faltam menos de três meses para a CBS sair do papel, e este checklist CBS despesas de viagem reúne o que precisa estar pronto até 31 de dezembro: o que fazer, quem faz e até quando. A partir de 1º de janeiro de 2027, cada passagem, diária de hotel e taxa de agência será documentada, conferida e contabilizada sob regras novas — e as empresas que deixarem a preparação para a primeira semana do ano vão descobrir os problemas na primeira fatura.
O roteiro abaixo está dividido em três etapas, uma por mês, com doze tarefas. Ele não substitui a orientação da assessoria tributária, mas organiza o trabalho que cabe à área de viagens, ao financeiro e à contabilidade para que a virada aconteça sem improviso.
Por que o prazo é 31 de dezembro
O ano de 2026 funcionou como teste: a CBS e o IBS apareceram nos documentos fiscais com alíquotas simbólicas de 0,9% e 0,1%, e quem cumpre as obrigações acessórias ficou dispensado de recolher. Em 1º de janeiro, a CBS passa a ser cobrada de fato no lugar do PIS e da Cofins, que deixam de existir. A partir daí, o crédito de cada despesa depende de documento correto, em nome do CNPJ, com o tributo destacado e o débito quitado pelo fornecedor.
O adiamento do split payment para 2028, anunciado pela Receita em agosto, não muda esse calendário — como explicamos no artigo sobre split payment nas viagens corporativas. E a alíquota de referência da CBS ainda deve ser fixada até o fim do ano, o que é mais um motivo para deixar os sistemas preparados para receber o número quando ele vier, e não para esperar por ele.
Quem participa da preparação
A reforma costuma ser vista como assunto da contabilidade, mas nas despesas de viagem ela atravessa várias áreas. Antes de começar, vale definir um responsável por frente:
- Gestão de viagens: fornecedores, política, agência e comunicação com os viajantes.
- Fiscal e contabilidade: regras de crédito, classificação de cada despesa e fechamento do ano.
- Contas a pagar: conferência de faturas, documentos e prazos de pagamento.
- Tecnologia: campos fiscais na ferramenta de reservas, no sistema de despesas e no ERP.
- Compras ou jurídico: cláusulas contratuais com agência, hotéis e locadoras.
Uma reunião curta por mês entre esses responsáveis, com a lista abaixo como pauta, costuma bastar.
Outubro: mapear e cadastrar
1. Levante todos os fornecedores de viagem dos últimos doze meses. Agência, companhias aéreas, hotéis com acordo, locadoras, empresas de transfer, organizadores de eventos. Para cada um, anote o volume gasto e a forma de pagamento usada: faturado, cartão corporativo ou reembolso.
2. Atualize o cadastro com o regime tributário. Para o crédito, faz diferença se o fornecedor está no Simples Nacional, no lucro presumido ou no lucro real. Fornecedores do Simples podem optar pelo regime regular de IBS e CBS; sem essa opção, o crédito do cliente fica limitado ao que o fornecedor recolhe dentro do Simples. A opção é semestral e, para valer em janeiro, precisa ser feita ainda em 2026, no prazo fixado pelo Comitê Gestor do Simples Nacional — confirme a situação de cada fornecedor relevante.
3. Classifique cada categoria de despesa quanto ao crédito. Esta é a tarefa que mais evita surpresas. Em linhas gerais, pela LC 214/2025:
- Passagem aérea: regime geral, com crédito quando comprada pela empresa e ligada à atividade.
- Hospedagem em hotel: sem crédito para o comprador (art. 283), embora o setor tenha alíquota reduzida.
- Refeições em bares e restaurantes: sem crédito para o adquirente (art. 276).
- Remuneração da agência pela intermediação: com crédito para o cliente (art. 290).
- Aviação regional e transporte coletivo intermunicipal: regras específicas, alteradas recentemente — confirme com a assessoria.
Despesas consideradas de uso ou consumo pessoal ficam fora do crédito em qualquer categoria. O panorama completo está no artigo sobre reforma tributária nas viagens corporativas.
4. Confira se os documentos já trazem os campos novos. Desde 1º de outubro, prestadores de serviço do lucro presumido e do lucro real devem informar IBS e CBS na NFS-e de padrão nacional, com tolerância para ausência dos campos até 31 de dezembro. Pegue as notas de outubro da agência, da locadora e dos hotéis e veja se os campos estão lá. Quem ainda não preencheu precisa de uma conversa agora, não em janeiro.
Novembro: sistemas, política e contratos
5. Prepare os campos fiscais na ferramenta e no ERP. O valor de CBS e IBS, a classificação tributária e a chave do documento precisam chegar à contabilidade sem digitação manual. Teste o caminho completo: da reserva ao lançamento. O artigo sobre integração entre a ferramenta de viagens e o ERP ajuda a mapear os pontos de ligação.
6. Revise a política de viagens. A pergunta central é como cada despesa será paga e documentada. Para passagens e hospedagem, o faturamento centralizado em nome da empresa passa a ser o caminho natural; o reembolso ao colaborador deve ficar restrito a despesas pequenas e locais. Inclua na política a exigência de documento em nome do CNPJ sempre que o fornecedor puder emiti-lo. O artigo sobre política de viagens mostra como estruturar essas regras.
7. Ajuste os contratos. Verifique se os preços acordados com agência, hotéis e locadoras estão definidos com ou sem tributo, como será tratado o aumento ou a redução de carga, qual o prazo para envio dos documentos fiscais e quem responde por erro de emissão. Contratos que vencem no início de 2027 são a oportunidade natural para isso.
8. Treine aprovadores e viajantes. Não é preciso um curso sobre a reforma. Basta uma orientação curta: o que muda para quem viaja, por que o documento precisa vir em nome da empresa e o que acontece com a despesa que chega sem ele.
Dezembro: testar, fechar e comunicar
9. Faça um teste ponta a ponta. Escolha uma viagem real faturada em dezembro e acompanhe todo o percurso: reserva, emissão, documento fiscal, fatura, conferência e lançamento. Cada falha encontrada agora é uma falha a menos em janeiro.
10. Prepare o fechamento de 2026. Combine com a contabilidade o corte de competência das viagens de dezembro e o tratamento das despesas de 2026 que chegarem em 2027, ainda sob as regras de PIS e Cofins. As regras de aproveitamento de saldos de créditos antigos também devem ser revistas nessa etapa.
11. Comunique as regras novas. Um aviso objetivo a viajantes, aprovadores e fornecedores, enviado antes do recesso, com o que passa a valer em 1º de janeiro: forma de pagamento por categoria, exigência de documento e canal para dúvidas.
12. Defina como janeiro será acompanhado. A primeira fatura do ano deve ser conferida com atenção redobrada. Dois indicadores simples ajudam: o percentual do gasto com documento em nome do CNPJ e o percentual de documentos com os campos de IBS e CBS corretos.
Checklist CBS despesas de viagem: resumo por responsável
Para quem prefere a visão por área, o mesmo roteiro fica assim:
- Gestão de viagens: lista de fornecedores (outubro), revisão da política (novembro), comunicação aos viajantes (dezembro).
- Fiscal e contabilidade: classificação das despesas quanto ao crédito (outubro), regras de fechamento e saldos antigos (dezembro).
- Contas a pagar: conferência dos campos nas notas de outubro (outubro), teste ponta a ponta (dezembro), acompanhamento da primeira fatura (janeiro).
- Tecnologia: campos fiscais e integração (novembro), apoio ao teste (dezembro).
- Compras ou jurídico: regime tributário dos fornecedores (outubro), revisão de contratos (novembro).
Teste rápido: a sua empresa está pronta?
Antes da reunião de dezembro, vale responder a cinco perguntas com sinceridade. Cada “não” indica uma tarefa que ainda precisa de dono:
- Sabemos quais fornecedores de viagem respondem por 80% do gasto e em que regime tributário cada um estará em janeiro?
- A contabilidade já definiu, por categoria, quais despesas de viagem geram crédito e quais não geram?
- Os documentos fiscais da agência e dos principais fornecedores já chegam com os campos de IBS e CBS preenchidos?
- A ferramenta de viagens e o ERP conseguem receber e lançar esses campos sem digitação manual?
- Viajantes e aprovadores sabem o que muda para eles em 1º de janeiro?
Empresas que respondem “sim” a quatro ou cinco perguntas estão em boa posição e podem usar dezembro para testar. Quem responde “sim” a duas ou menos deve priorizar as tarefas 3, 5 e 6, que concentram o maior risco de perda de crédito e de retrabalho no início do ano.
Os erros mais comuns na reta final
Esperar a alíquota para começar. O número final da CBS importa para o preço, mas não para a preparação. Campos, cadastros e fluxos podem — e devem — ficar prontos antes.
Supor que toda despesa de viagem gera crédito. Hotel e restaurante não geram para o comprador. Quem projeta economia com base em crédito sobre todas as despesas vai apresentar um número que não se confirma.
Tratar o tema só na contabilidade. A maior parte das falhas nasce antes: no fornecedor que não emite certo, na compra feita no cartão pessoal, no viajante que não pede a nota em nome da empresa.
Esquecer os pequenos fornecedores. A locadora regional ou o hotel do interior, muitas vezes no Simples, podem ser justamente os que menos se prepararam. Vale uma conversa direta com os de maior volume.
Conte com a Aerotur Corporativo
Um checklist CBS despesas de viagem só funciona se cada tarefa tiver dono e prazo. Com fornecedores mapeados, campos fiscais testados, política revisada e equipe orientada, 1º de janeiro vira apenas mais um dia útil — e não o início de meses de retrabalho.
A Aerotur apoia as empresas nessa transição com faturamento consolidado em nome do CNPJ, documentos organizados por viagem e relatórios prontos para a conferência fiscal. Se você quer revisar sua preparação para a CBS com quem cuida das suas viagens, Fale com a Aerotur.
