Os bilhetes não voados são um dos custos mais invisíveis de um programa de viagens. A reunião é cancelada, o projeto muda de data, o colaborador adoece na véspera — e a passagem já emitida fica parada. Ela não aparece como perda na fatura do mês; aparece apenas como uma viagem que não aconteceu. O valor pago, porém, continua existindo por um tempo, na forma de crédito com a companhia aérea. Se ninguém acompanhar, ele simplesmente expira.
O fim do ano é o momento em que esse problema fica mais evidente: passagens emitidas no último trimestre do ano passado, para viagens que não aconteceram, estão perto de vencer. Este artigo mostra como funcionam as regras, como levantar o saldo, quem deve controlar e como montar um calendário de vencimentos que evite perdas.
O que é um bilhete não voado
É toda passagem emitida e não utilizada, total ou parcialmente. Entram nessa conta a viagem cancelada pela empresa depois da emissão, o trecho de volta que não foi usado porque o viajante retornou de carro, a passagem de quem saiu da empresa antes de viajar e o voo perdido sem aviso prévio.
O que acontece com o valor depende de três fatores: as regras da tarifa comprada, o momento em que a viagem foi cancelada e o prazo de validade do bilhete. Em alguns casos, o valor pode ser reembolsado; em outros, pode ser usado em uma nova viagem, mediante taxa e diferença de tarifa; em outros, quase nada é recuperável.
Quanto tempo o valor vale
O Código Brasileiro de Aeronáutica estabelece, no artigo 228, que o bilhete de passagem tem validade de um ano a partir da data de emissão. É dentro desse prazo que o valor de uma passagem não utilizada pode, conforme as regras da tarifa, ser aproveitado.
Na prática, cada companhia tem procedimentos próprios para transformar o bilhete não utilizado em crédito, remarcação ou reembolso, e esses procedimentos mudam com alguma frequência. Por isso, a regra de ouro é simples: o prazo começa a contar na emissão, e não na data do voo. Uma passagem emitida em novembro do ano passado para uma viagem cancelada em janeiro vence agora, em novembro — e muitas vezes ninguém lembra que ela existe.
As regras que mais influenciam o valor recuperável
O tipo de tarifa. Tarifas flexíveis permitem reembolso ou remarcação com multa baixa ou nenhuma. Tarifas promocionais costumam permitir apenas a remarcação, com taxa e diferença de preço, ou nem isso. A regulamentação da ANAC obriga as companhias a oferecer ao menos uma opção de tarifa em que a multa por reembolso ou remarcação não ultrapasse 5% do valor dos serviços de transporte aéreo — mas a escolha da tarifa é feita na compra, e é ali que se define quanto será recuperável. O artigo sobre tarifa flexível ou promocional ajuda nessa decisão.
As primeiras 24 horas. Pela Resolução 400 da ANAC, o passageiro pode desistir da compra sem custo em até 24 horas após receber o comprovante, desde que a compra tenha sido feita com pelo menos sete dias de antecedência do voo. Quando uma viagem é cancelada logo depois da emissão, vale verificar se ainda está dentro dessa janela.
O aviso antes do embarque. Em voos domésticos, quem não embarca no trecho de ida pode ter o trecho de volta cancelado pela companhia — a menos que avise, até o horário originalmente contratado para a ida, que pretende usar a volta. Além disso, muitas tarifas preveem perda maior do valor quando o passageiro simplesmente não aparece, em comparação ao cancelamento feito antes do voo. O artigo sobre no-show detalha esse ponto.
Mesmo quando a tarifa não prevê reembolso, vale perguntar à companhia, por meio da agência, se há valores recuperáveis, como taxas cobradas por serviços que não foram prestados.
Bilhetes não voados: como levantar o saldo
O primeiro passo é saber quanto dinheiro está parado. Peça à agência um relatório de bilhetes não utilizados com, no mínimo:
- nome do passageiro e centro de custo;
- companhia aérea e número do bilhete;
- data de emissão e data-limite de uso;
- valor original e valor residual estimado;
- regras da tarifa: permite remarcação? com qual taxa? permite reembolso?
Esse relatório cobre as passagens emitidas pela agência. As compradas diretamente pelos colaboradores, no site da companhia ou com cartão corporativo, ficam fora — e costumam ser justamente as que mais se perdem. Cruzar o extrato do cartão corporativo com as viagens realizadas ajuda a encontrar parte delas. Quando o volume de compras fora do canal oficial é grande, o problema é maior do que os bilhetes: é o que se chama de leakage em viagens corporativas.
Um exemplo para dimensionar o problema
Imagine uma empresa que emite 600 passagens por ano, com preço médio de R$ 1.100. Se 5% delas não forem voadas — proporção usada aqui apenas como ilustração —, são 30 bilhetes e R$ 33 mil em valor original parado ao longo do ano.
Nem todo esse valor é recuperável: parte dos bilhetes foi comprada em tarifas restritas, parte perdeu valor por falta de aviso antes do voo. Suponha que metade possa ser aproveitada em novas viagens, descontadas taxas e diferenças de tarifa. Ainda assim, são cerca de R$ 15 mil que voltam para a empresa se houver controle — e que expiram, sem deixar rastro na contabilidade, se não houver.
Os números são hipotéticos, e cada programa tem sua própria realidade. O exercício vale para mostrar a ordem de grandeza — e, em empresas com volume maior de viagens, o valor em jogo cresce na mesma proporção. Fazer essa conta com os dados reais da empresa costuma ser o argumento que faltava para organizar o controle.
Quem controla
Bilhete não voado é um daqueles assuntos que todos acham que é responsabilidade de outra pessoa. O viajante acha que a agência cuida; a agência espera a empresa pedir; o financeiro nem sabe que o crédito existe. Uma divisão clara resolve:
- Gestão de viagens: é dona da lista. Acompanha os vencimentos, cobra providências e decide o que fazer com cada crédito.
- Agência: mantém o relatório atualizado e, a cada nova reserva, verifica se o mesmo passageiro tem crédito disponível na mesma companhia, aplicando-o antes de emitir uma passagem nova.
- Viajante: avisa o cancelamento assim que souber, e sempre antes do horário do voo.
- Financeiro: acompanha os reembolsos solicitados até que o dinheiro efetivamente volte, e confere se os créditos aparecem nas faturas seguintes, como parte da conferência da fatura de viagens.
O calendário de vencimentos
Com a lista em mãos, o controle fica simples se seguir um calendário fixo:
- Ordene os créditos por data-limite, do mais próximo ao mais distante.
- Crie alertas para 90, 60 e 30 dias antes de cada vencimento.
- Revise a lista uma vez por mês com a agência, priorizando os maiores valores e os vencimentos mais próximos.
- Vincule o crédito à próxima viagem do mesmo passageiro na mesma companhia, sempre que as regras permitirem.
- Registre o destino de cada crédito: usado, reembolsado ou expirado. Os expirados mostram onde o processo falhou.
Uma ressalva importante: em regra, o crédito fica vinculado ao passageiro do bilhete original e não pode ser transferido para outra pessoa. Por isso, criar uma viagem apenas para “não perder o crédito” raramente faz sentido — a mesma lógica vale para o saldo orçamentário de fim de ano. O objetivo é aproveitar o crédito nas viagens que já aconteceriam.
Como reduzir os não voados daqui para a frente
Controlar os créditos é necessário, mas o melhor resultado vem de reduzir a quantidade de bilhetes que ficam sem uso. Algumas práticas ajudam:
Emitir na hora certa. Comprar cedo costuma ser mais barato, mas comprar uma viagem que ainda não está confirmada aumenta o risco de não voar. Para viagens incertas, vale reservar a tarifa e emitir quando a agenda estiver fechada, ou optar por uma tarifa com remarcação mais barata.
Cancelar antes do voo, sempre. Uma regra simples na política — “se não for viajar, avise antes do horário de embarque” — preserva mais valor do que qualquer controle posterior.
Olhar o crédito antes do desligamento. Quando um colaborador sai da empresa, os créditos vinculados ao nome dele tendem a se perder. Incluir a verificação no processo de desligamento evita essa perda.
Medir. O percentual de bilhetes não voados sobre o total emitido e o valor expirado por trimestre são indicadores simples. Se sobem, há algo a corrigir no planejamento das viagens ou na política de emissão. O artigo sobre cancelamento de viagens traz outras práticas.
E na contabilidade?
Muitas empresas registram a passagem como despesa no momento da compra. Quando a viagem não acontece, o crédito com a companhia continua tendo valor, mas não aparece em lugar nenhum dos relatórios financeiros. Vale combinar com a contabilidade como esses créditos serão acompanhados — ao menos em um controle gerencial — para que o valor recuperado ou perdido fique visível no fechamento do ano.
Conte com a Aerotur Corporativo
Os bilhetes não voados não somem de uma vez: eles expiram em silêncio, um a um, enquanto ninguém olha. Com um relatório atualizado, responsáveis definidos e um calendário de vencimentos, boa parte desse valor volta para a empresa na forma de viagens que já iam acontecer.
A Aerotur acompanha os créditos de passagens não utilizadas dos seus clientes, aplica esses créditos nas novas emissões sempre que as regras permitem e envia relatórios periódicos com os vencimentos. Se você quer saber quanto dinheiro sua empresa tem parado em bilhetes, Fale com a Aerotur.
