O processo de RFP viagens corporativas — sigla para Request for Proposal, ou Pedido de Proposta — é uma das etapas mais estratégicas na gestão do programa de viagens de uma empresa. Quando bem estruturado, um RFP permite negociar condições comerciais superiores com fornecedores de aéreo, hotel, locadora e TMC, gerando economia real e previsibilidade orçamentária. Quando conduzido de forma improvisada, resulta em contratos desfavoráveis, escopo mal definido e oportunidades perdidas. Neste artigo, detalhamos o processo completo — do planejamento à implementação — para que gestores de viagens e procurement possam conduzir um RFP com segurança.
O que é RFP em viagens corporativas?
Uma RFP (Request for Proposal) é um documento formal por meio do qual uma empresa convida fornecedores qualificados a apresentar propostas comerciais para atender suas necessidades de viagens corporativas. Diferente de uma simples cotação, a RFP estabelece critérios objetivos de avaliação, define o escopo da operação e permite comparar fornecedores em condições iguais — tornando a decisão mais técnica e menos subjetiva.
No contexto de viagens corporativas, a RFP é aplicada principalmente nos seguintes segmentos:
- Companhias aéreas: negociação de tarifas corporativas com desconto, benefícios de franquia de bagagem, flexibilidade de remarcação e acúmulo de milhas para a empresa.
- Hotéis: estabelecimento de acordos comerciais corporativos com tarifas preferenciais, garantias de disponibilidade e condições de cancelamento.
- Locadoras de veículos: tarifas diferenciadas por volume, categorias de veículos e cobertura de seguro.
- TMC (Travel Management Company): seleção ou renovação do parceiro responsável pela operação do programa de viagens — tecnologia, atendimento e modelo de remuneração.
Quando iniciar o processo de RFP?
Um dos erros mais comuns na gestão de viagens é iniciar o processo de RFP tarde demais. O ciclo ideal para uma RFP de hotéis, por exemplo, gira em torno de 90 dias — entre preparação, lançamento, avaliação de propostas, negociação e implementação das tarifas nos sistemas de reserva. Para aéreo e TMC, o prazo pode ser semelhante ou superior dependendo da complexidade.
Como regra geral, o planejamento deve começar 4 a 6 meses antes do vencimento dos contratos vigentes. Iniciar com menos de 60 dias é um sinal de alerta: reduz a margem de negociação, pressiona decisões precipitadas e pode resultar na renovação automática de condições desfavoráveis.
Etapas do processo de RFP em viagens corporativas
1. Preparação e levantamento de dados
A fase de preparação é a mais negligenciada e, paradoxalmente, a mais importante. Antes de lançar qualquer RFP, o gestor deve consolidar:
- Volumetria dos últimos 12 meses por segmento (número de passagens, diárias, diárias por hotel, aluguéis de veículos).
- Principais rotas aéreas e destinos de hospedagem (cidades com maior frequência).
- Sazonalidade da demanda — meses de pico e vale.
- Perfil dos viajantes (cargos, frequência, antecedência média de reserva).
- Desempenho dos contratos atuais: cumprimento de metas, qualidade de serviço, desvios.
Sem esses dados, qualquer RFP se torna uma lista genérica de exigências — incapaz de demonstrar o valor do cliente para o fornecedor e de sustentar negociações mais agressivas.
2. Comunicação pré-RFP com fornecedores
Entre 4 e 6 semanas antes do lançamento oficial, recomenda-se uma rodada de conversas estruturadas com os fornecedores convidados a participar. O objetivo é alinhar expectativas sobre o cronograma, esclarecer as regras do processo e sinalizar os critérios de avaliação. Essa comunicação transparente preserva relacionamentos comerciais e reduz retrabalho durante a avaliação.
3. Elaboração e lançamento do documento de RFP
O documento de RFP deve equilibrar requisitos obrigatórios (condições mínimas sem as quais a proposta é desclassificada) e diferenciais valorizados (critérios que geram pontuação adicional). Seções típicas incluem:
- Escopo do serviço e volume esperado.
- Modelo de tarifas solicitado (estático, dinâmico, misto).
- Tecnologia e integração com OBT (ferramenta de reservas online).
- SLAs de atendimento e penalidades.
- Modelo de remuneração (para TMC: transaction fee, management fee, modelo misto).
- Indicadores de performance (KPIs).
O prazo mínimo recomendado para que os fornecedores respondam é de três semanas — abaixo disso, as propostas tendem a ser genéricas.
4. Avaliação das propostas
A avaliação deve ir além do preço. Uma análise superficial de tarifa pode levar à escolha de um fornecedor com tarifas nominalmente baixas, mas com restrições que aumentam o custo efetivo (ausência de flexibilidade, taxas adicionais, baixa disponibilidade). Use uma matriz de avaliação ponderada que considere preço, qualidade do serviço, tecnologia, cobertura geográfica e estabilidade financeira do fornecedor.
5. Renegociação e seleção final
Após a rodada inicial de avaliação, é comum e legítimo convidar dois ou três finalistas para uma rodada de renegociação. Nessa etapa, apresente os gaps identificados e ofereça aos fornecedores a oportunidade de ajustar suas propostas. Evite leilões de preço que comprometam a qualidade do serviço.
6. Implementação, carga tarifária e auditoria
Feita a seleção, o contrato deve ser implementado nos sistemas — tarifas carregadas no GDS ou OBT, condições documentadas e comunicadas aos viajantes. A auditoria pós-implementação é etapa crítica: verifique se as tarifas negociadas estão sendo efetivamente praticadas e se os benefícios acordados estão disponíveis nas reservas reais.
Dados que fortalecem sua negociação
Fornecedores respondem a volume e previsibilidade. Quanto mais robustos e organizados os dados apresentados na RFP, maior o poder de negociação da empresa. Destacam-se:
- Concentração de fornecedores: mostrar que a empresa está disposta a consolidar volume em um ou dois hotéis por cidade (em vez de dispersar entre dez propriedades) é um argumento forte para tarifas melhores.
- Antecedência de compra: empresas que reservam com antecedência média elevada representam menor risco de receita para fornecedores — e isso tem valor comercial.
- Histórico de cumprimento: apresentar o percentual de reservas que foram efetivamente utilizadas (vis-à-vis cancelamentos) demonstra confiabilidade.
Erros comuns que comprometem o RFP
- Iniciar o processo sem dados consolidados de consumo.
- Tratar o RFP como evento isolado, não como parte de uma estratégia contínua de sourcing.
- Não envolver stakeholders internos (financeiro, jurídico, TI) nas etapas relevantes.
- Negligenciar a fase pós-implementação — sem auditoria, as tarifas negociadas raramente são 100% aplicadas.
- Fazer RFP todo ano por hábito: para fornecedores menores ou de nicho, relacionamentos de médio prazo com renegociação incremental podem ser mais eficientes.
O papel de uma TMC no processo de RFP
Contar com o suporte de uma gestão de viagens profissional facilita significativamente o processo de RFP. Uma TMC experiente dispõe de dados comparativos de mercado, relacionamentos estabelecidos com fornecedores e expertise na análise de propostas — fatores que aumentam a qualidade do processo e reduzem o esforço interno da empresa.
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A Aerotur apoia empresas em todas as etapas do RFP de viagens corporativas — desde o levantamento de dados e elaboração do documento até a negociação com fornecedores, implementação tarifária e auditoria. Nossa experiência no mercado de viagens corporativas de Natal/RN e em destinos nacionais e internacionais garante propostas mais competitivas e processos mais ágeis para sua empresa.
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