Em um mundo corporativo cada vez mais dinâmico, onde viagens de trabalho são frequentes, garantir o controle preciso da jornada dos colaboradores é essencial tanto para as empresas quanto para seus funcionários. Uma dúvida comum nesse cenário diz respeito ao tempo gasto em deslocamentos para compromissos profissionais: como documentar, justificar e contabilizar essas horas?
A resposta está no uso do atestado de horas, um documento que, mesmo diante das recentes mudanças na legislação, desempenha um papel estratégico na gestão do tempo de percurso em viagens corporativas.
O que é o tempo de percurso e sua importância nas viagens corporativas
O chamado tempo de percurso refere-se ao período utilizado por um colaborador para se deslocar, a serviço da empresa, seja para reuniões, treinamentos, visitas a clientes ou participação em eventos externos. Esse intervalo pode incluir deslocamentos entre filiais, idas a fornecedores ou mesmo transferências temporárias para outra localidade da companhia. Conforme a rotina empresarial se torna mais complexa, cresce a necessidade de monitorar essas horas que fogem do expediente tradicional.
A gestão eficiente desse tempo tem impactos diretos na produtividade e, principalmente, no controle de custos e reembolsos. O atestado de horas surge como uma ferramenta não apenas para documentar, mas também para valorizar o tempo do colaborador fora do ambiente de trabalho, garantindo que ele seja ressarcido da maneira adequada em situações previstas em políticas internas ou acordos coletivos.
Como funciona o atestado de horas para tempo de percurso
O atestado de horas para tempo de percurso é um documento oficial emitido a fim de registrar com precisão o período em que um colaborador esteve em deslocamento a serviço da empresa. Ele pode ser solicitado pelos departamentos de RH ou pelo setor financeiro, principalmente em ocasiões que envolvam viagens a cidades distintas ou deslocamentos prolongados que comprometem o tempo regular de trabalho.
Na prática, seu principal objetivo é a transparência: tanto o funcionário comprova o período em trânsito quanto a empresa mantém um registro formal desse tempo, minimizando riscos de inconsistências na folha de pagamento e evitando questionamentos trabalhistas. Além disso, esse documento serve para justificar ausências, atrasos ou horas extras decorrentes do trajeto, agregando valor à gestão de viagens corporativas.
O que diz a legislação sobre o tema
A legislação trabalhista relacionada ao tempo de deslocamento sofreu alterações relevantes nos últimos anos. Conforme previsto no artigo 58, parágrafo 2º da CLT, até 2017 o tempo de percurso em transporte fornecido pela empresa, quando não havia meio público disponível, era computado como hora à disposição do empregador. Com a Reforma Trabalhista (Lei 13.467/2017), essa previsão foi retirada, tornando a regra geral a não contabilização do deslocamento como jornada de trabalho.
Apesar disso, existem exceções baseadas em acordos coletivos ou políticas internas: empresas podem optar por reconhecer o tempo de percurso, especialmente quando o deslocamento é exigido durante o expediente ou em destinos fora do local habitual de trabalho.
A jurisprudência também tem papel relevante, podendo considerar situações específicas, inclusive durante viagens corporativas, nas quais o colaborador está claramente à disposição da empresa, mesmo fora do ambiente físico do trabalho. Nesses casos, o atestado de horas pode ser fundamental para comprovação e regularização.
Informações que devem constar no atestado de horas
Para garantir validade e integridade, o atestado de horas precisa ser detalhado e transparente. Devem constar os seguintes dados essenciais, conforme as melhores práticas:
- Nome completo do colaborador e cargo ocupado;
- Número de identificação ou matrícula;
- Departamento responsável;
- Data e horário exatos de início e término do deslocamento;
- Local de origem e destino;
- Motivo do deslocamento (ex.: reunião, treinamento, visita técnica);
- Meio de transporte utilizado;
- Condições do trajeto, quando relevantes (ex.: congestionamentos, escalas ou paradas);
- Nome e assinatura do responsável pela emissão do atestado, geralmente gestor ou supervisor direto.
Empresas com sistemas informatizados para gestão de viagens podem integrar o atestado de horas diretamente em suas plataformas, utilizando inclusive dados de GPS ou registros digitais para aumentar a precisão e confiabilidade do processo.
Como emitir e utilizar o atestado de horas nas viagens corporativas
O processo de emissão do atestado de horas pode variar conforme a estrutura e política da empresa, mas geralmente parte do próprio colaborador, que registra a saída, chegada, eventuais retornos e o motivo do deslocamento. Após preencher as informações pertinentes e obter a assinatura do supervisor responsável, o documento é encaminhado para o RH ou para o setor financeiro, sendo utilizado tanto para justificar ausências quanto para compor processos de reembolso e compensação de horas extras.
Em viagens complexas, com múltiplos deslocamentos, o detalhamento de cada trajeto no atestado é fundamental. Se a corporação adotar plataformas digitais, o registro se torna ainda mais fácil e seguro. Além disso, manter a documentação atualizada é essencial para evitar equívocos tanto para a empresa quanto para o colaborador, promovendo um ambiente de trabalho mais transparente e harmonioso.
Benefícios para empregadores e colaboradores
A adoção do atestado de horas proporciona uma série de benefícios para os dois lados da relação de trabalho. Entre eles, destacam-se: proteção frente a eventuais disputas judiciais, justificativa adequada para ausência ou atraso, transparência no controle da jornada, comprovação para fins de remuneração extra ou reembolso e uma relação de confiança baseada em registros formais e auditáveis.
Ao documentar o tempo de percurso, empresas conseguem projetar melhor suas despesas com viagens, enquanto colaboradores têm a certeza de que seu tempo fora do ambiente da empresa está sendo reconhecido e valorizado, conforme permitido pela legislação vigente ou por negociações coletivas.
Estratégias para aprimorar o controle do tempo de percurso
Para garantir ainda mais eficiência na gestão do tempo de deslocamento, algumas estratégias se destacam:
- Definição de políticas internas claras, explicitando quando o tempo de percurso será reconhecido e como deve ser registrado.
- Comunicação transparente com todos os colaboradores, orientando sobre seus direitos e deveres no preenchimento do atestado de horas e quais procedimentos devem ser seguidos em cada caso.
- Adoção de sistemas digitais ou aplicativos para registrar e monitorar o tempo de deslocamento, reduzindo erros e promovendo integração com outras áreas, como reembolso e folha de pagamento.
- Análise constante dos dados de deslocamento, buscando padrões e oportunidades de otimização, como escolha de rotas ou alternativas de transporte mais eficientes.
Essas ações fortalecem a gestão de viagens corporativas como um todo, evitando inconsistências e aumentando o controle sobre os custos.
Comparativo: obrigatoriedade de registro do tempo de percurso antes e depois da Reforma Trabalhista
| Situação | Antes da Reforma (até 2017) | Após a Reforma (2017 em diante) |
|---|---|---|
| Tempo de deslocamento em transporte fornecido | Devia ser computado como hora à disposição do empregador, quando não havia transporte público disponível | Não é considerado parte da jornada, salvo exceções por acordo coletivo |
| Deslocamentos durante o expediente | Considerados parte da jornada | Considerados parte da jornada, conforme regras internas ou acordos |
| Viagens corporativas | Possível reconhecimento parcial ou total, conforme política | Reconhecimento depende da política interna ou previsão em acordo |
Fonte: Adaptado de dados da CLT e especialistas do setor.
Conclusão
O atestado de horas para tempo de percurso é muito mais que um simples documento de registro: ele representa uma ferramenta essencial para a gestão eficiente de viagens corporativas, favorecendo tanto a segurança jurídica das empresas quanto o reconhecimento dos direitos dos colaboradores. Em um cenário de contínuas mudanças legislativas e busca por maior transparência, investir em processos bem definidos e atualizados, como a emissão deste atestado, é fundamental para manter relações de trabalho equilibradas e produtivas.
