Em um cenário corporativo cada vez mais dinâmico, a gestão de viagens deixou de ser apenas uma questão operacional para se tornar um ponto estratégico de controle de custos, segurança e produtividade. Nesse contexto, as ferramentas de reserva online, conhecidas como OBT (Online Booking Tool), têm se consolidado como verdadeiros pilares na transformação da maneira como empresas planejam, aprovam e acompanham suas viagens corporativas. Mais do que um simples portal de compra de passagens e hotéis, uma OBT bem implementada é capaz de padronizar processos, garantir conformidade com políticas internas e, principalmente, reduzir significativamente os gastos com deslocamentos a trabalho.
A adoção de uma OBT não é mais um diferencial, mas uma necessidade para empresas que buscam eficiência, transparência e segurança. Ao centralizar a reserva de voos, hospedagens, locação de veículos e até serviços complementares, essas plataformas permitem que gestores tenham visibilidade total sobre o que está sendo contratado, por quem e em quais condições. Além disso, ao automatizar aprovações, integrações com políticas de viagem e relatórios de gastos, a OBT transforma um processo que antes era manual, fragmentado e propenso a erros em algo ágil, controlado e alinhado aos objetivos do negócio.
O que é uma OBT e por que ela é essencial para viagens corporativas
OBT, ou Online Booking Tool, é uma plataforma digital que permite que colaboradores façam reservas de viagens corporativas de forma direta, dentro de um ambiente controlado pela empresa. Essa ferramenta atua como um intermediário entre a organização e os fornecedores de serviços de viagem, como companhias aéreas, redes hoteleiras e locadoras de veículos, integrando múltiplos canais de distribuição em uma única interface. O grande diferencial está em oferecer uma experiência de compra simplificada, mas com regras pré-definidas, garantindo que cada reserva esteja alinhada às políticas internas da empresa.
Para as empresas, a OBT é muito mais do que um site de compras. Ela é um sistema de gestão que traz controle, visibilidade e conformidade. Ao invés de depender de planilhas, e-mails e processos manuais, a ferramenta automatiza desde a solicitação de viagem até a geração de relatórios financeiros. Isso significa menos tempo gasto com burocracia, menos risco de desvios de política e maior capacidade de análise dos gastos com viagens. Em um mercado onde cada real economizado pode impactar diretamente o resultado, ter uma OBT bem configurada é um passo fundamental para otimizar recursos e aumentar a eficiência operacional.
Como a OBT padroniza o processo de viagem
Um dos maiores desafios na gestão de viagens corporativas é a falta de padronização. Quando cada colaborador reserva por canais diferentes, sem seguir regras claras, surgem discrepâncias de preços, escolhas fora da política e dificuldade de controle. A OBT resolve isso ao estabelecer um fluxo único e padronizado para todas as reservas. A empresa define limites de tarifa, categorias de hotel, horários preferenciais de voos e até preferências por companhias aéreas, e a plataforma orienta o usuário a escolher opções que estejam dentro desses parâmetros.
Além disso, a OBT permite configurar fluxos de aprovação automatizados. Quando um colaborador inicia uma reserva, o sistema verifica se ela está em conformidade com a política de viagem e, se necessário, encaminha para aprovação do gestor. Isso evita que despesas sejam feitas sem autorização e garante que todos os níveis da organização estejam alinhados. A padronização também se reflete na experiência do viajante: com uma interface intuitiva e opções pré-selecionadas, o colaborador gasta menos tempo pesquisando e mais tempo se preparando para o trabalho em campo.
Redução de custos com viagens: como a OBT entrega economia real
A economia de custos é um dos principais motivos que levam empresas a adotar uma OBT. Ao centralizar as reservas, a ferramenta permite negociar tarifas corporativas com fornecedores, garantindo preços mais vantajosos do que os disponíveis no mercado aberto. Além disso, a comparação automática de preços entre diferentes fornecedores ajuda a identificar as melhores ofertas em tempo real, evitando que sejam feitas reservas em tarifas mais altas por falta de pesquisa.
Outro ponto importante é a redução de gastos com desvios de política. Sem uma ferramenta de controle, é comum que colaboradores escolham opções mais caras, como voos em horários mais convenientes ou hotéis de categorias superiores, sem considerar o impacto no orçamento da empresa. Com a OBT, essas escolhas são limitadas ou bloqueadas, e o sistema orienta para alternativas mais econômicas, mas ainda confortáveis. Isso não só reduz o valor médio por viagem, mas também evita surpresas no fechamento do mês.
A economia vai além do preço da passagem ou da diária. Ao integrar a OBT com sistemas de gestão de despesas e ERPs, a empresa reduz o tempo e o esforço necessários para conciliar gastos, emitir relatórios e processar reembolsos. Menos tempo gasto com tarefas administrativas significa mais produtividade para a equipe de viagens e financeira, o que, indiretamente, também representa uma redução de custos operacionais.
Tipos de OBT e como escolher a ideal para sua empresa
No mercado, existem diferentes tipos de OBT, cada um com características específicas que atendem a perfis distintos de empresas. Há ferramentas mais simples, voltadas para pequenas e médias empresas, que oferecem funcionalidades básicas de reserva e relatórios. Já as soluções mais robustas, voltadas para grandes corporações, trazem integração avançada com políticas de viagem, programas de fidelidade, sistemas de pagamento corporativo e até recursos de segurança e rastreamento de viajantes.
Ao escolher uma OBT, é fundamental considerar o volume e o perfil das viagens da empresa. Uma empresa com muitas viagens internacionais, por exemplo, precisa de uma plataforma com boa cobertura global, suporte a múltiplas moedas e integração com GDS (Global Distribution Systems). Já uma empresa com viagens mais simples, dentro do país, pode se beneficiar de uma solução mais enxuta, mas com boa usabilidade e integração com sistemas internos.
Outro ponto crucial é a integração com outras ferramentas corporativas. Uma OBT que se conecta ao ERP, ao sistema de gestão de despesas e aos programas de fidelidade permite um fluxo contínuo de informações, reduzindo retrabalho e aumentando a precisão dos dados. Também é importante avaliar o suporte ao cliente, a facilidade de uso da interface e a capacidade de personalização da plataforma, para que ela realmente atenda às necessidades específicas da organização.
Benefícios operacionais e de segurança com o uso de uma OBT
Além da economia e da padronização, a OBT traz ganhos importantes em termos de operação e segurança. Com todos os dados de viagem centralizados em uma única plataforma, a empresa tem visibilidade total sobre quem está viajando, para onde, quando e em quais condições. Essa visibilidade é essencial para o cumprimento das responsabilidades de cuidado (duty of care), especialmente em situações de emergência, como desastres naturais, instabilidade política ou crises sanitárias.
Em um cenário de crise, saber exatamente onde estão os colaboradores e quais são seus itinerários pode fazer a diferença entre uma resposta rápida e eficaz ou um caos operacional. Muitas OBTs modernas já incluem recursos de alerta de segurança, rastreamento de viagens e integração com serviços de assistência, permitindo que a empresa atue de forma proativa para proteger seus viajantes. Além disso, a centralização dos dados facilita a comunicação com seguradoras, autoridades e fornecedores, agilizando o suporte em situações críticas.
Do ponto de vista operacional, a OBT também melhora a experiência do colaborador. Ao invés de depender de terceiros para fazer reservas, o viajante ganha autonomia para escolher opções que atendam às suas necessidades, dentro das regras da empresa. Isso aumenta a satisfação, reduz o estresse com viagens e permite que o colaborador se concentre no que realmente importa: o trabalho em campo.
Como implementar uma OBT com sucesso na sua empresa
Implementar uma OBT com sucesso vai além da escolha da ferramenta certa. É preciso envolver a liderança, alinhar expectativas com os colaboradores e garantir que a política de viagem esteja clara e bem comunicada. Um bom ponto de partida é mapear o volume atual de viagens, os principais destinos, os fornecedores utilizados e os principais pontos de dor no processo atual.
A partir disso, é possível definir os critérios para escolha da OBT e negociar condições vantajosas com fornecedores. É importante também planejar uma fase de testes, com um grupo piloto de usuários, para ajustar configurações, treinar a equipe e identificar eventuais gargalos antes da implantação em larga escala. Durante a implementação, a comunicação é fundamental: os colaboradores precisam entender os benefícios da ferramenta, como ela funciona e como devem usá-la no dia a dia.
Por fim, é essencial monitorar os resultados. Com o tempo, a empresa pode analisar indicadores como redução de custos por viagem, aderência à política de viagem, tempo médio de reserva e satisfação dos viajantes. Esses dados ajudam a ajustar a política, negociar novos contratos e maximizar o retorno sobre o investimento na OBT.
Conclusão
Adotar uma OBT é um passo estratégico para quem quer transformar a gestão de viagens corporativas em um processo mais eficiente, controlado e econômico. Ao padronizar reservas, garantir conformidade com a política de viagem e trazer visibilidade total sobre os gastos, essas ferramentas não só reduzem custos, mas também aumentam a segurança e a produtividade dos colaboradores. Para empresas que buscam escalar com controle, a OBT deixa de ser uma opção e se torna uma necessidade.
