A reforma tributária nas viagens corporativas deixou de ser um tema de futuro distante: a partir de 1º de janeiro de 2027, a CBS entra em vigor de forma plena e a maneira como sua empresa documenta, paga e reembolsa uma passagem aérea, uma diária de hotel ou um almoço de trabalho passa a determinar se aquele gasto gera crédito tributário ou vira custo puro. Para um programa de viagens de porte médio, a diferença entre fazer certo e fazer errado se conta em centenas de milhares de reais por ano.
O problema é que quase toda a discussão sobre a Lei Complementar 214/2025 se concentrou em indústria, varejo e serviços vendidos ao cliente final. Praticamente ninguém olhou para o outro lado do balcão: a empresa que compra viagem. Este artigo cobre exatamente esse ângulo — o que muda na prestação de contas, no reembolso e na política de viagens da sua empresa, e o que dá para ajustar ainda em 2026.
O calendário: por que 2027 é o ano que importa
A transição para o novo sistema é longa, mas não é uniforme. Vale ter clareza sobre o cronograma antes de decidir o que priorizar:
- 2026 — ano de teste. CBS e IBS são cobrados em alíquotas simbólicas (0,9% e 0,1%), compensáveis com PIS e Cofins. O objetivo é calibrar sistemas, não arrecadar. É a janela de adaptação.
- 2027 — a virada. A CBS passa a valer integralmente e substitui PIS e Cofins, que são extintos. O IPI é zerado para a maior parte dos produtos. O Imposto Seletivo entra em cena. É aqui que a documentação da despesa deixa de ser formalidade contábil e vira condição de crédito.
- 2029 a 2032 — transição do IBS. ICMS e ISS vão sendo substituídos gradualmente pelo IBS.
- 2033 — sistema pleno. Só restam CBS, IBS e Imposto Seletivo.
As alíquotas de referência estimadas giram em torno de 8,8% para a CBS e 17,7% para o IBS — algo próximo de 26,5% somados. O número assusta menos quando se entende o mecanismo: diferentemente do sistema atual, o novo modelo é integralmente não cumulativo. Quem paga, credita.
Crédito amplo: a mudança de conceito que favorece quem viaja a trabalho
Hoje, o crédito de PIS e Cofins depende do conceito de insumo, que sempre foi restritivo e litigioso. Despesa de viagem raramente entrava. Uma diária de hotel para um técnico que vai fazer manutenção em cliente costumava ser custo sem qualquer aproveitamento.
No modelo da LC 214/2025 a lógica inverte. O crédito passa a ser a regra para bens e serviços adquiridos para a atividade econômica da empresa, com exceções expressas — e não o contrário. Na leitura predominante, isso significa que passagem aérea, hospedagem, transporte terrestre e locação de veículo contratados para uma viagem a trabalho tendem a gerar crédito de CBS e IBS.
Na prática, o gasto com viagens deixa de ser apenas uma linha de custo e passa a ter um componente recuperável. Para uma empresa que gasta R$ 4 milhões por ano em despesas de viagem, a diferença entre creditar e não creditar é material o suficiente para justificar um projeto dedicado.
A pegadinha: documento fiscal em nome do CNPJ
Aqui está a mudança operacional mais dura, e a que menos empresa está preparada para absorver. O crédito depende de o documento fiscal eletrônico estar emitido contra o CNPJ da empresa e de o imposto ter sido efetivamente destacado e recolhido.
Traduzindo para a rotina de viagens: a nota do hotel emitida no CPF do colaborador, que depois é anexada ao relatório de reembolso, não gera crédito. A corrida de aplicativo lançada no cartão pessoal também não. O almoço pago pelo viajante com recibo em nome dele, idem. Nada disso é ilegal — simplesmente não sustenta o crédito.
Empresas que operam com muito reembolso de despesa paga no cartão pessoal do colaborador vão descobrir, em 2027, que estão jogando fora uma fatia relevante de imposto recuperável. Os modelos que preservam o crédito são outros:
- Faturamento direto pela agência de viagens. Aéreo, hotel e transfer entram numa fatura única contra o CNPJ, com imposto destacado. É o desenho mais limpo.
- Cartão corporativo com CNPJ como tomador. Desde que o estabelecimento emita o documento fiscal contra a empresa, e não contra a pessoa física.
- Cartão virtual por reserva. Cada transação já nasce vinculada ao CNPJ e ao centro de custo, o que resolve crédito e conciliação no mesmo movimento.
Vale antecipar a conversa com os fornecedores recorrentes — hotéis do acordo, locadoras, empresas de transfer — para garantir que o cadastro do tomador esteja correto antes de 2027.
Alimentação e o risco do “uso ou consumo pessoal”
A LC 214/2025 veda o crédito sobre bens e serviços de uso ou consumo pessoal, e lista expressamente algumas categorias sensíveis. Alimentação e bebidas estão entre os itens que exigem atenção, com tratamento diferenciado quando o fornecimento se dá pelo empregador nos termos da legislação trabalhista.
Isso coloca uma pergunta prática na mesa de quem administra per diem em viagem corporativa: o modelo de diária fechada, em que a empresa deposita um valor e o colaborador se vira, é o menos favorável do ponto de vista de crédito — não há documento fiscal contra o CNPJ, logo não há crédito. Já o modelo de reembolso mediante comprovante emitido para a empresa, ou de alimentação contratada diretamente, preserva a discussão.
Não é motivo para abolir o per diem, que tem virtudes reais de simplicidade e de redução de atrito administrativo. É motivo para calcular quanto essa simplicidade vai custar a partir de 2027 e decidir conscientemente.
Split payment: o dinheiro que não passa mais pelo fornecedor
Outra novidade estrutural é o recolhimento na liquidação financeira, o chamado split payment. Na prática, no momento do pagamento, a parcela correspondente ao tributo é separada e direcionada ao fisco, em vez de transitar integralmente pela conta do fornecedor.
Para a gestão de viagens, isso tem dois desdobramentos. O primeiro é que o crédito do comprador fica vinculado ao recolhimento efetivo — some o risco de creditar sobre imposto que o fornecedor não pagou, mas surge a necessidade de conferir se a operação foi processada corretamente. O segundo é que os meios de pagamento passam a ter papel fiscal, e não apenas financeiro. Escolher entre boleto, cartão corporativo ou faturamento deixa de ser uma decisão só de fluxo de caixa.
O que fazer ainda em 2026
Há uma janela curta e concreta de preparação. Cinco frentes cobrem a maior parte do risco:
- Mapear como cada categoria de gasto é documentada hoje. Aéreo, hotel, alimentação, transporte urbano, locação, eventos. Para cada uma, responder: contra quem é emitido o documento fiscal? Se a resposta for “contra o colaborador”, há trabalho a fazer.
- Revisar a política de viagens. A política de viagens precisa dizer explicitamente quais formas de pagamento são aceitas e exigir documento fiscal em nome da empresa nas categorias em que isso é possível. Regra que não está escrita não é cumprida.
- Arrumar o cadastro. CNPJ correto por filial, endereço, inscrição — parece básico, mas é a causa mais comum de documento fiscal emitido errado.
- Falar com a área fiscal antes de falar com o fornecedor. A classificação de cada tipo de despesa e a extensão do direito ao crédito dependem da atividade da empresa e do regime adotado. Não existe resposta única, e a conversa com a contabilidade precisa vir primeiro.
- Ajustar o relatório de despesas de viagem. O campo “anexar comprovante” precisa virar “anexar documento fiscal eletrônico com CNPJ da empresa”, com validação automática sempre que a ferramenta permitir.
O erro mais caro é tratar isso como assunto só do fiscal
A tentação natural é delegar o tema inteiramente para a contabilidade e seguir a vida. Não funciona, porque a decisão que determina se há crédito não é tomada pelo contador — é tomada pelo colaborador no balcão do hotel, quando ele informa (ou não) o CNPJ da empresa, e pelo gestor de viagens, quando escolhe o modelo de pagamento de cada categoria.
Quem sair na frente vai chegar em janeiro de 2027 com processo testado, fornecedor cadastrado e viajante orientado. Quem deixar para depois vai passar o primeiro trimestre corrigindo documento fiscal e explicando para o CFO por que o crédito previsto não apareceu.
Conte com a Aerotur Corporativo
Adaptar o programa de viagens à reforma tributária nas viagens corporativas é, antes de tudo, um trabalho de arrumação: consolidar o que hoje está espalhado em cartão pessoal, reembolso e reserva direta em um fluxo faturado contra o CNPJ, com documentação fiscal íntegra. É exatamente o que uma agência corporativa bem estruturada entrega.
A Aerotur atende empresas em todo o Brasil com faturamento consolidado, relatórios por centro de custo e apoio na revisão da política de viagens. Se a sua empresa ainda não sabe qual fatia do gasto com viagem está documentada corretamente, Fale com a Aerotur e comece esse diagnóstico agora, com tempo de sobra antes da virada.
